Управление распределенной командой требует особого подхода. Чтобы работа шла плавно, а руководитель понимал, что происходит в проекте, необходимо грамотно настроить процессы. В этой статье мы разберем ключевые аспекты организации удаленки:
- управление проектами и задачами;
- налаживание коммуникации в распределенной команде;
- обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами;
- мониторинг времени, задач и общей продуктивности.
Управление задачами и проектами
Неважно, в каком отделе трудится специалист и какая у него должность — любую деятельность можно декомпозировать на задачи. Это фундамент организованной работы. Одним из наиболее доступных и эффективных решений для этого являются задачи в Битрикс24. Почему этот инструмент удобен?- Постановка задач происходит интуитивно понятно;
- Вся коммуникация, обсуждение правок и согласований ведется внутри карточки задачи;
- Планирование, управление и контроль дедлайнов не вызывают сложностей;
- На основе задач легко формировать отчетность.
- Простые задачи, чек-листы и подзадачи — идеальны для разовых поручений небольшой сложности.
- Проекты и Скрам — необходимы для сложных, нерегулярных и длительных активностей.
- Шаблоны задач — спасение для сложных, но регулярных процессов.
- Автоматизация — лучший выбор для простых повторяющихся действий.
Командное взаимодействие
Одна из главных болей удаленной работы — это дефицит коммуникации или ее низкое качество. Чтобы команда работала как единый механизм, нужно выстроить эффективную систему взаимодействия. Здесь на помощь приходит методология Скрам, реализованная в Битрикс24. Если говорить кратко, Скрам — это подход, при котором все задачи проекта делятся на равные временные отрезки (спринты). В рамках методологии проводятся встречи для отчетности по итогам спринта и планирования следующего. Также обязательны ежедневные короткие созвоны (до 10–15 минут) всей командой. Они нужны для выявления проблем и оперативного поиска решений. Преимущества метода:- Быстрая реакция на новые вводные;
- Прозрачность: сотрудники знают, что происходит у коллег, что позволяет безболезненно корректировать курс проекта;
- Высокое качество результата благодаря своевременному внесению правок.
Как работать по методологии Скрам в Битрикс24?
Процесс состоит из нескольких последовательных шагов:- Планирование и Бэклог. На старте все задачи заносятся в общий перечень — бэклог. Их можно детализировать и корректировать. Для удобства задачи группируют по темам или эпикам (например, «вебинар», «обновление сайта», «акции», «SMM»). Это дает понимание загрузки по каждому направлению.
- Оценка задач. Каждой задаче присваивается оценка в стори-пойнтах. Это относительная величина, показывающая, сколько времени и усилий потребуется на выполнение.
- Приоритизация. Задачи в бэклоге сортируются по важности и этапности. Вы сразу видите, что нужно сделать сейчас. Эти задачи переносятся в ближайший спринт (временной отрезок).
- Запуск спринта. Работа ведется по настроенным этапам бизнес-процесса. Удобно отслеживать прогресс через канбан-доску в Битрикс24. Важный момент: ежедневные созвоны можно запланировать прямо из интерфейса Скрама — они автоматически появятся в календарях всех участников.
- Итоги и планирование следующего этапа. В конце спринта команда собирается для обсуждения результатов и планирования новой итерации. Встречи также создаются автоматически через интерфейс. При формировании нового спринта важно следить за балансом стори-пойнтов — нагрузка должна быть примерно одинаковой. Если команда не успела сделать задачи в прошлом спринте, объем стоит снизить. Если осталось много свободного времени — увеличить.
- Завершение спринта. Система показывает статистику: какой объем работ выполнен, какие эпики затронуты. Для незавершенных задач предлагаются варианты действий.
- Продолжение работы. Проверка задач и запуск нового спринта.
Информационные ресурсы для удаленщика
Критически важно обеспечить сотрудника доступом ко всем необходимым ресурсам, особенно информационным. Битрикс24 закрывает эту потребность следующими возможностями:- База знаний. Доступ к информации компании, направления или проекта. Можно гибко настраивать права доступа как к отдельным документам, так и к целым папкам.
- Контакты сотрудников. В системе хранится структура компании, подразделения и контактные лица. Можно быстро связаться с коллегой через чат, почту или телефон.
- Статус присутствия. Система информирует о статусе сотрудника. Например, если вы ставите задачу коллеге, который в отпуске, система предупредит об этом. Вы сможете решить: отложить задачу или назначить другого исполнителя. В чате также виден статус (например, «обед»), что помогает понимать, когда ждать ответа.
- Мобильное приложение. Чат, почта, задачи, CRM и база знаний доступны в мобильной версии. Сотрудник может оперативно ответить коллеге даже находясь на перерыве.
Контроль удаленной работы: время, задачи, общая эффективность
В Битрикс24 удобно вести отчетность по деятельности удаленных сотрудников. Анализ можно проводить не только по времени присутствия в системе, но и по выполнению задач. Что показывает отчет за день:- Время начала и конца рабочего дня, длительность перерывов;
- Актуальные задачи дня, время, затраченное на каждую из них;
- Встречи и события с указанием длительности;
- Комментарии и вопросы сотрудника по итогам дня.
- Отчет по выполненным работам. Количество выполненных и невыполненных задач за выбранный период.
- Отчет по задачам. На одном экране отображаются статусы всех задач сотрудника за период. Это помогает понять стадию работ и вовремя среагировать на проблемы.
- Отчет об эффективности. Показывает общую оценку активности за период, количество задач в работе, завершенных задач и замечаний. Можно кликнуть на любое значение и перейти к конкретным задачам. Также доступна эффективность по дням, что позволяет отследить, когда начались ухудшения и принять меры.
- Пульс активности. Инструмент показывает степень вовлеченности сотрудника в разные направления: социальная жизнь, задачи, коммуникации, CRM и др. Здесь же дается относительная оценка показателей сотрудника в сравнении с коллегами по отделу и компании в целом. Это сигнал о вовлеченности и возможной необходимости помощи.